Être syndic bénévole : la copropriété sous l’angle juridique

Sous réserve de modification législative, réglementaire ou jurisprudentielle. 

Syndic non professionnel, telle est la terminologie légale qui n’est inscrite qu’à deux reprises dans la loi. Cela démontre bien qu’être syndic est une fonction sans distinction de qualité. Professionnel ou non, le syndic a pour mission « d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien ... » selon l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. De ces quelques termes découlent de nombreux aspects de gestion juridique et de comptabilité. Ce second point fera l’objet du dossier de votre magazine du mois prochain.

De nombreux petits immeubles sont juridiquement des copropriétés mais non gérées comme telles. Or, dès qu’il y a des lots répartis entre plusieurs propriétaires au sein d’un immeuble, il y a copropriété et donc l’obligation d’un syndic. Petite copropriété veut souvent dire syndic non professionnel. La gestion d’une copropriété est complexe, juridiquement très encadrée, le syndic doit donc œuvrer avec organisation.

Le choix d’un syndic bénévole

Véritable choix, contrainte liée au coût d’un syndic professionnel ou à la difficulté d’en trouver un ou plusieurs acceptant de proposer un contrat, un syndic bénévole en la personne d’un copropriétaire de l’immeuble est une réalité dans de nombreuses petites copropriétés.

Il faut être copropriétaire pour être le syndic bénévole de l’immeuble[1].

Les fonctions de syndic pouvant être assumées par toute personne physique ou morale copropriétaire, sauf stipulations particulières du règlement de copropriété[2], une SCI ou une autre forme de société propriétaire d’un ou plusieurs lots pourrait être syndic bénévole, le représentant légal de la personne morale serait celui chargé de la fonction de syndic mais il ne serait pas syndic en nom propre. En cas de démembrement, ni le nu-propriétaire ni l’usufruitier ne peut en principe être syndic bénévole, aucun des deux n’ayant la pleine propriété du lot.

Le candidat syndic bénévole doit faire inscrire son élection à l’ordre du jour de l'assemblée générale. Le vote se déroule à la majorité absolue (article 25). Conseil : la durée de mandat doit être clairement précisée dans la résolution élisant le syndic en délai et en date. La durée maximale pour un mandat est de trois ans. Il faut être attentif à cette durée et vérifier, avant la rédaction de l’ordre du jour de l’assemblée générale, si le mandat est à renouveler.

Le contrat de syndic

L’élection de syndic doit s’accompagner d’un contrat de syndic, préalablement joint à la convocation à l’assemblée. Trop peu de syndics bénévoles en signent avec le syndicat des copropriétaires. Faut-il respecter le contrat type imposé par la loi ? D’abord, la loi ne distingue pas la qualité professionnelle ou non du syndic en posant l’obligation du contrat type. Ensuite la lecture du contrat type[3] amène à penser qu’il s’applique puisqu’il fait référence au syndic non professionnel à plusieurs reprises.     Les clauses du contrat : désignation, mission, durée du contrat, révocation, démission, nouvelle désignation du syndic, fiche synthétique de copropriété, défraiement et rémunération du syndic non professionnel, frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires, copropriété en difficulté, reddition de compte et compétence, sans oublier une clause de modalité de contact avec le syndic (horaires d’appels téléphonique, échange par courriel).

Le règlement de copropriété

« Un règlement conventionnel de copropriété, incluant ou non l'état descriptif de division, détermine la destination des parties tant privatives que communes, ainsi que les conditions de leur jouissance ; il fixe également, sous réserve des dispositions de la présente loi, les règles relatives à l'administration des parties communes. Il énumère, s'il y a lieu, les parties communes spéciales et celles à jouissance privative. ».

Le règlement de copropriété, inscrit à l’article 8 de la loi de 1965 cité ci-dessus, est la première « loi » au sein de la copropriété que le syndic doit appliquer et faire respecter. Il détermine la destination de l’immeuble, les parties communes, les parties privatives, les parties communes à jouissance exclusive…

Néanmoins ce texte peut être très ancien et, au-delà de son manque de précision, des modifications de l’immeuble pourraient ne pas avoir été actées.

L’immatriculation de la copropriété

Cette inscription, sur le registre des copropriétés[4], est à la charge du syndic (article 18 de la loi). Elle est obligatoire pour toutes les copropriétés comportant des locaux d’habitation.

Après création d’identifiants, diverses informations sont à renseigner sur le registre : nombre de lots, référence cadastrale, année de construction, classe énergétique, qualité du syndic, date d’exercice comptable, budget annuel, justificatif de son élection… Ces trois derniers éléments sont à mettre à jour annuellement.

Tout copropriétaire ou toute personne qui y a un intérêt (futur acquéreur par exemple) peut mettre en demeure, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, le syndic d'y procéder. L’astreinte[5] d’un maximum de 20 € par lot et par semaine n’est pas automatique. Elle peut être appliquée, après expiration d’un délai d’un mois suivant la mise en demeure, par le teneur du registre. Elle ne peut être facturée par le syndic aux copropriétaires, sauf si le syndic n'est pas rémunéré pour l'exercice de son mandat, ce qui peut être le cas d’un syndic bénévole.

Le numéro d’immatriculation de la copropriété doit figurer sur tout acte authentique de vente d’un lot et permet d’extraire du registre la fiche synthétique de la copropriété (art 8-2 loi) à transmettre à tout copropriétaire qui en fait la demande.

Les assurances

Beaucoup de copropriétaires de petits immeubles, notamment copropriétés familiales, pensent que le fait d’être individuellement assurés pour leur(s) lot(s) respectif(s) suffit. Il n’en est rien. Le syndicat des copropriétaires doit être assuré et donc l’immeuble. On parle d’assurance multirisques immeuble qui couvre le bâtiment et la responsabilité civile du syndicat des copropriétaires.

Le syndic a l’obligation d’assurer la copropriété ou, plus exactement selon les termes de l’article 18 de la loi, il doit « soumettre au vote de l'assemblée générale, à la majorité de l'article 24, la décision de souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat doit répondre. En cas de refus de l'assemblée générale, l'assurance peut être contractée par le syndic pour le compte du syndicat des copropriétaires ». Le syndic a donc le pouvoir de contraindre le syndicat à s’assurer.

S’agissant de la couverture pour l’exercice de la mission de syndic, elle est fortement recommandée. Le syndic professionnel est assuré par une responsabilité civile professionnelle et une garantie financière. Le syndic bénévole doit également assurer sa responsabilité car il y a des situations où il est donneur d’ordre, sa responsabilité personnelle peut donc être engagée.

Conseil : la mise en concurrence régulière des contrats est aussi la mission du syndic qui doit s’assurer de proposer au syndicat une assurance correspondant aux besoins de l’immeuble.

Le carnet d’entretien

Le syndic est tenu « d'établir et de tenir à jour et à disposition des copropriétaires un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret ; »[6]. Il n’est pas difficile de le tenir à jour, les mentions obligatoires sont relativement simples :

• adresse de l’immeuble ;
• identité du syndic en exercice ; 
• références des contrats d’assurances de l’immeuble avec date d’échéance ;
• année de réalisation des travaux importants avec identité des entreprises ; 
• référence des contrats d’assurance « dommages ouvrage » dont la garantie est en cours ;
• références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs avec date d’échéance ;
• échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l’assemblée générale ;
• informations complémentaires ajoutées par décision de l’assemblée générale (construction, études techniques réalisées...).

L’assemblée générale

Validation d’une année de gestion et préparation de celle à venir, l’assemblée générale est une étape clé dans la gestion de la copropriété. Il faut procéder méthodiquement pour réunir annuellement l’assemblée générale dans les règles.

En raison de l’état d’urgence sanitaire, l’assemblée générale peut être organisée par le syndic par visioconférence ou vote par correspondance selon les modalités qu’il prévoit et ce jusqu’au 31 janvier 2021[7] (voir 25 millions de propriétaires n°541 juin 2020 p .19).

• La date

Un préalable indispensable à rappeler, l’article 7 du décret impose une assemblée générale annuelle. Pour fixer la date annuelle, il faut combiner les délais suivants :

1. elle doit se tenir dans le délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent (article 14-1 de la loi) ;
2. délai de 21 jours entre la convocation et le jour de la réunion (article 9 du décret). Pour rappel, le décompte comprend tous les jours et débute le lendemain du jour de la première présentation, le jour de l’émargement ou de remise du récépissé, pour se terminer la veille de l’assemblée générale ;
3. le « délai raisonnable » d’affichage dans les parties communes, de la date de l’assemblée générale, laissant un temps suffisant à chaque copropriétaire de demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour (même article). Cette possibilité issue de l’article 10 du décret est une mention imposée sur l’affiche.

• La convocation

Précisant la date et le lieu de la réunion, la convocation à l’assemblée générale énumère les différents points inscrits à l’ordre du jour (article 9 du décret). Plus précisément, il s’agit a minima de : l’élection du président de séance, l’approbation des comptes clôturés, l’élection du syndic lorsque le mandat arrive à échéance (mandat de 3 ans maximum), le renouvellement du conseil syndical si le mandat arrive à échéance (mandat de 3 ans maximum), le vote du budget prévisionnel de l’année suivante. Peuvent s’y ajouter des points divers : demandes des copropriétaires, travaux sur les parties communes, mise en concurrence de la société d’assurance, souscription d’un contrat entretien toiture...

Afin que les copropriétaires soient en capacité de délibérer, les annexes correspondantes aux points inscrits à l’ordre du jour doivent être jointes à la convocation et listées dans celle-ci : devis d’entreprises, contrat de syndic, annexes comptables… (article 11 du décret).

Cet ordre du jour est préparé en concertation avec le conseil syndical s’il en existe un.

Ces projets de résolution doivent être rédigés clairement et précisément et il n’est pas possible de rajouter des délibérations le jour de l’assemblée qui ne figureraient pas sur la convocation.

La convocation doit être notifiée aux copropriétaires par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre contre récépissé ou émargement, comme cela se pratique dans les petits immeubles de propriétaires occupants pour limiter les frais. Une convocation par simple courrier ou courriel n’est pas valable.

• Consultation des pièces justificatives des charges

Pendant le délai de 21 jours, les copropriétaires doivent avoir la possibilité de consulter les pièces comptables auprès du syndic, les jours et heures devant être précisés dans la convocation avec la limite que la plage de consultation « ne peut être inférieure à un jour ouvré » (article 9-1 du décret). Les pièces justificatives des charges de copropriété sont « le cas échéant, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs, les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges »[8].

• Les pouvoirs

Il faut joindre un modèle de pouvoir à la convocation. Il contient les mentions essentielles suivantes : date et lieu de l’assemblée, nom du mandataire, possibilité de suppléant ou de subdélégation, signature du mandant et du mandataire, reproduction des articles 15-1 du décret et 22 de la loi.

Pour le calcul du nombre de mandats par copropriétaire, le syndic doit prendre le temps de respecter l'article 22 de la loi : un mandataire peut recevoir trois délégations de vote maximum sauf si le total des voix dont il dispose n'excède pas 10 % des voix du syndicat, pourcentage porté à 15 % jusqu’au 31/01/21[9].

S’agissant des pouvoirs en blanc dont la distribution est épineuse pour le syndic, la réglementation a évolué sous l’impulsion de la loi ÉLAN. Par décret[10], il a été ajouté l’article 15-1 au décret de 1967 qui réglemente leur distribution. Ils doivent être remis au début de l’assemblée au président du conseil syndical ou, en son absence ou à défaut de conseil syndical, au président de séance désigné afin qu’il désigne les mandataires.

• La feuille de présence

Selon l’article 14 du décret, pour chaque copropriétaire ou associé, la feuille de présence mentionne : nom et domicile (présent ou mandataire), présent physiquement ou représenté, nombre de voix, participant par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique, émargement sauf pour les participants à l'assemblée par visioconférence.
Elle est certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale.
Cette annexe obligatoire au procès-verbal est possiblement tenue sous forme électronique si elle détient toutes les garanties d’identification et de conservation. La signature électronique est le point de blocage car elle impose des frais (attention aux logiciels dits gratuits qui ne présentent peut-être pas toutes les garanties d’authentification nécessaires).

• Le procès-verbal 

Mentions obligatoires, conformité, délai de notification… Une législation lourde pèse sur ce document qui entérine les décisions applicables à la copropriété. Le procès-verbal peut être réalisé sous forme électronique avec la même condition que pour la feuille de présence, il faut disposer de la signature électronique et d’un stockage sécurisé.

L’article 17 du décret liste le contenu pour chaque résolution : le texte de la résolution, le résultat du vote, les noms des copropriétaires et leur nombre de voix dans les cas d’opposition et d’abstention. Il doit y avoir une corrélation parfaite entre l’ordre du jour de la convocation et les résolutions du procès-verbal.

D’autres mentions sont à ajouter : l’auteur de la distribution des mandats de vote en blanc, les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions.

Il est signé en fin de séance par le président de l’assemblée, le secrétaire et le ou les scrutateurs. Les procès-verbaux sont inscrits sur un registre spécialement ouvert à cet effet. C’est une obligation d’archivage du syndic.

S’agissant de sa notification (lettre recommandée avec avis de réception) aux copropriétaires défaillants (ni présents, ni représentés) et opposants, le délai est d’un mois à compter de la tenue de l'assemblée générale par référence à l’article 42 de la loi. Le texte ne prévoit pas de sanction pour le syndic pour non-respect du délai mais il faut le tenir pour une bonne entente au sein de l’immeuble.

L’entretien et les travaux

• L’entretien

Moins la superficie des parties communes est importante, moins l’immeuble a d’équipements collectifs (interphone, chaudière, climatisation, ascenseur...), plus la tâche est aisée à condition que l’entretien du bâtiment soit régulier.

Le meilleur moyen d’y veiller est de mettre en place des visites périodiques, faisant l’objet d’une clause dans le contrat de syndic, avec un membre du conseil syndical ou un copropriétaire référent à défaut. Ces visites permettent de vérifier la bonne exécution des contrats d’entretien (nettoyage des parties communes, chaudière, ascenseur…), de repérer les petits et grands travaux à envisager. Ce dialogue avec les copropriétaires par le biais d’un référent facilite la préparation de l’assemblée générale.

• Les travaux

Petits ou grands travaux, le processus est quasiment identique et la tâche est lourde pour le syndic : recherche d’entreprises pour la mise en concurrence, inscription des travaux à l’ordre du jour de l’assemblée générale, vote des travaux et des appels de fonds, organisation du chantier, suivi administratif et technique...

La polyvalence et le bénévolat du syndic ont des limites. Confier la responsabilité de certains chantiers à un maître d’œuvre, même pour des travaux moindres qu’un ravalement de façade ou une réfection de la toiture, permet de se dégager d’une responsabilité. Il faudra bien sûr faire accepter ses honoraires en assemblée générale mais le maître d’œuvre a l’avantage de gérer l’intégralité du chantier, de trouver les entreprises, de négocier les devis, de faire jouer  les assurances, d’organiser les différents corps de métier sur le chantier et de savoir se faire entendre par ces entreprises en étant un interlocuteur professionnel du bâtiment.

• Les urgences

Le syndic est tenu « de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci [l’immeuble]. »

Gérer l’urgence, c’est appréhender deux points :

• s’agit-il réellement d’une urgence ? Des infiltrations de toiture, une canalisation bouchée,  l’ascenseur hors service, la fermeture sécurisée de la porte d’entrée de l’immeuble défaillante, une marche de l’escalier cassée, la chaudière qui ne fournit plus d’eau chaude… Il y a urgence lorsque la santé et la sécurité des habitants n’est pas assurée ou lorsque des équipements collectifs importants ne fonctionnent plus. Répondre à l’urgence, c’est engager les moyens nécessaires, cela ne veut pas dire résoudre le problème dans les 24 heures.
• trouver la bonne entreprise qui va intervenir dans un délai raisonnable et réparer à un tarif correct, voilà ce que les copropriétaires attendent de leur syndic. Pour préparer au mieux ces situations d’urgence, il faut constituer un annuaire d’entreprises et faire voter les contrats d’entretien opportuns en assemblée générale.

S’agissant de financer l’intervention, si cela n’entre pas dans un contrat d’entretien, il faut procéder à une assemblée générale en urgence. La loi le permet sans respect du délai de 21 jours, pour voter les travaux, l’utilisation de la réserve financière, du fonds de travaux ou des appels de fonds exigibles dans l’immédiat.

La vente d’un lot

L’article L721-2 du Code de la construction et de l’habitation liste les documents et informations que le vendeur doit transmettre à l’acquéreur en cas de promesse de vente. Le copropriétaire vendeur doit pouvoir obtenir du syndic toutes les pièces nécessaires comme la fiche synthétique, les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, le carnet d’entretien, l’état daté…

• La fiche synthétique

Elle regroupe les données financières et techniques essentielles de la copropriété. Son contenu est fixé par décret[13] mais il est plus simple de l’extraire du registre des copropriétés. Tout copropriétaire peut la demander, aucune dérogation n’existe. La sanction financière (décret en attente) s’applique uniquement aux syndics rémunérés, selon la lettre de l’article 8-2 de la loi, en l'absence de mise à disposition au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande d’un copropriétaire. Cela peut être un motif de révocation du syndic.

• L’état daté

Ce document apporte les informations financières à l’acquéreur. Il est réglementé par l’article 10-1 de la loi et l’article 5 du décret.

L’état daté contient trois parties :

• les sommes pouvant rester dues au syndicat par le copropriétaire cédant (provisions exigibles du budget prévisionnel et hors budget, charges impayées sur les exercices antérieurs…) ;

• les sommes dont le syndicat est débiteur à l'égard du copropriétaire cédant (avances remboursables : réserve financière prévue par le règlement de copropriété, provisions spéciales votées, solde créditeur sur l’exercice antérieur, trop perçu) ;

• sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire (reconstitution des avances, provisions non encore exigibles du budget prévisionnel et dépenses non comprises dans ce budget) et la somme correspondant à la quote-part afférente au lot dans le budget prévisionnel et dans les dépenses hors budget pour les deux exercices précédents.

Il faut terminer par l’information sur l’objet et l’état des procédures en cours.

Il faut y annexer le certificat de l’article 20 de la loi, qui fait la synthèse des éléments ci-dessus et précise donc le montant des sommes exigibles du copropriétaire cédant concernant le lot cédé et celles pour ses lots non concernés par la mutation. Il est valable un mois.

La fin du mandat, la démission ou la révocation

En sa qualité de copropriétaire, le syndic non professionnel peut décider de vendre son ou ses lots, ou les perdre pour toute autre cause. L’article 17-2 de la loi, dans sa nouvelle rédaction issue de l’ordonnance du 30 octobre 2019, résout la question : « le mandat devient caduc à l’expiration d’un délai de trois mois suivant l’évènement. Durant ce délai, le syndic convoque une assemblée générale et inscrit à l’ordre du jour la question de la désignation d’un nouveau syndic. ».

En dehors de ce cas, pour révocation ou simple non-renouvellement, les règles ont été modifiées pour les nouveaux mandats prenant effet à compter du 1^er juin.

Le non-renouvellement du contrat à son terme, qu’il soit à l’initiative du syndic souhaitant démissionner ou du syndicat des copropriétaires qui ne souhaite pas poursuivre avec ce syndic bénévole, doit être acté par une assemblée générale dans les trois mois précédant le terme du contrat pour fixer la date de fin anticipée du contrat et la désignation d’un nouveau syndic dont le mandat prendra effet au plus tôt un jour franc après la tenue de l’assemblée.

En cours d’exécution, le contrat peut être résilié en cas d'inexécution suffisamment grave de l'autre partie :

• à l’initiative du syndic : il notifie sa volonté de résiliation au président du conseil syndical ou, à défaut, à l'ensemble des copropriétaires, en précisant la ou les inexécutions reprochées au syndicat des copropriétaires. Dans un délai qui ne peut être inférieur à deux mois à compter de cette notification, le syndic convoque une assemblée générale et inscrit à l'ordre du jour la question de la désignation d'un nouveau syndic. La résiliation du contrat prend effet au plus tôt un jour franc après la tenue de l'assemblée générale.
• à l’initiative du conseil syndical : il notifie au syndic une demande motivée d'inscription de cette question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, en précisant la ou les inexécutions qui lui sont reprochées. L'assemblée générale se prononce sur la question de la résiliation du contrat et, le cas échéant, fixe sa date de prise d'effet au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée. Cette hypothèse n’envisage que la révocation du syndic à l’initiative du conseil syndical, or de tous petits immeubles n’ont souvent pas de conseil syndical.