Mise en copropriété d’un immeuble existant

Face à la pression foncière, en raison d’une succession, d’une donation, donation-partage… on rencontre très souvent des divisions de mono-propriétés. La vente ou la cession d’une partie d’un bien immobilier entraînant une multipropriété place de fait l’immeuble sous le régime de la copropriété. Or le passage d’un propriétaire à plusieurs propriétaires nécessite un certain nombre de formalités.

Tout immeuble bâti ou groupe d’immeubles bâtis dont la propriété est répartie, entre plusieurs personnes, par lots comprenant chacun une partie privative et une quote-part de parties communes est une copropriété (art. 1 de la loi du 10 juillet 1965). Il suffit donc de vendre ou de faire donation, donation-partage, d’attribuer en partage, s’il y a plusieurs copartageants, ne serait-ce qu’un studio ou une chambre de service dans un immeuble jusque-là détenu par un seul propriétaire, qu’il s’agisse d’une personne physique ou d’une société, pour passer automatiquement sous le régime de la copropriété. Ce passage nécessite un certain nombre de formalités.

C’est le propriétaire qui effectuera les démarches nécessaires, préalablement à toute vente avec l’aide d’un professionnel (Géomètre-Expert pour l’établissement des documents de copropriété et Notaire pour leur publication).

Préparer la mise en copropriété

Recueil et analyse de l'assiette foncière et des servitudes

La définition de l’assiette foncière s’établit à partir de l’étude du titre de propriété, complétée par une recherche cadastrale et une demande de fiche d’immeuble hypothécaire. Bien que cette mission soit effectuée parallèlement par le Notaire, le Géomètre-Expert se doit de contrôler l’assiette de la future copropriété.

Les servitudes (légales, administratives ou conventionnelles) peuvent soit bénéficier à l’immeuble, soit le grever. Elles doivent faire l’objet d’une analyse détaillée, en raison de leurs conséquences éventuelles sur la copropriété et être rappelées dans un article spécifique dans le règlement de copropriété.

De même, lorsque l’assiette de la copropriété dépend d’un ensemble immobilier complexe, il convient d’analyser les règles d’usage et d’occupation qui en découlent afin d’en informer les copropriétaires en les rappelant dans le règlement.

Les obligations qui ne constituent pas des servitudes sont également à indiquer au règlement pour les accès d’intérêt général et les équipements d’intérêt commun.

En ce qui concerne l’établissement de servitudes au sein même de l’immeuble en copropriété, la jurisprudence affirme de manière constante le principe d’incompatibilité, même si la Cour de Cassation a déjà pu reconnaître l’existence d’une servitude entre les parties privatives de deux lots.

Visite des lieux

L’examen des accès et la visite des différents locaux permettent d’avoir une approche relativement précise de la différenciation entre les parties communes et les parties privatives. Les annexes telles que les grandes caves, les dépendances, ou les celliers nécessitent souvent une réflexion supplémentaire et des propositions de division après l’établissement des plans. Il y a lieu également de repérer l’ensemble des réseaux et des équipements collectifs existants ainsi que d’étudier leur fonctionnement et leur mode de comptage.

Réaliser les travaux indispensables

Lors de la visite des lieux, le Géomètre-Expert en charge de la mise en copropriété de l’immeuble va faire émerger toutes les problématiques à résoudre avant de réaliser la mise en copropriété. Ces problématiques demandent généralement d’engager des travaux afin d’être résolues. Les travaux les plus courants sont les suivants :

• mise en place de compteurs individuels (eau, électricité)
• mise en place de boîtes aux lettres individuelles
• création d’un local de stockage pour les bacs à ordures ménagères
• …

Analyse des baux

L’ensemble des baux doit être analysé de façon à apprécier les situations locatives, par rapport aux conditions d’occupation des parties privatives et communes qui ne doivent pas être en contradiction avec les droits des locataires. Plus précisément, il faut veiller à faire coïncider les baux avec l’emprise des lots.

Analyse des règles d'urbanisme et les interdictions de division

Si des travaux sont nécessaires, il faudra savoir si un permis de construire ou une déclaration de travaux s’impose. De plus, depuis la loi ALUR, la collectivité territoriale compétente peut instituer une autorisation préalable aux travaux conduisant à la création des plusieurs locaux à usage d’habitation dans un immeuble existant dans des zones présentant une proportion importante d’habitat dégradé.

Enfin, l'article L.111-6-1 du Code de la construction et de l’habitation applique une interdiction de division à certains biens immobiliers (insalubres, superficies minimums, …).

Faire un diagnostic technique de l’immeuble (si plus de 10 ans)

Selon l’article L 731-4 du Code de la construction et de l’habitation, toute mise en copropriété d'un immeuble construit depuis plus de dix ans est précédée du Diagnostic Technique Global (DTG) prévu à l’article L.731-1 de ce même code. Le DTG comporte :

• Une analyse de l’état apparent des parties communes et des équipements communs,
• Un état de la situation du syndicat des copropriétaires au regard de ses obligations légales et réglementaires,
• Une analyse des améliorations possibles concernant la gestion technique et patrimoniale de l’immeuble,
• Un diagnostic de performance énergétique de l’immeuble ou un audit énergétique
• Une évaluation sommaire du coût ainsi que la liste des travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble (notamment durant les 10 prochaines années).

Ce diagnostic est joint à l’acte du Notaire qui contient le règlement de copropriété et l’Etat Descriptif de Division de l’immeuble.

A ce diagnostic s’ajoute un diagnostic amiante décrivant l’absence ou la présence de ce matériau ainsi que son évaluation dans tout immeuble dont le permis de construire date d’avant juillet 1997.

Tout immeuble d’habitation bâti avant 1949 doit faire l’objet d’un constat de risque d’exposition au plomb.

Cela sans préjudice des autres diagnostics qui devront être effectués à l’occasion de toute vente ou mise en location d’un lot, postérieure à la division : électricité, gaz, DPE, termites, mérules…

Etablir l’état descriptif de division (EDD)

L’Etat Descriptif de Division a pour fondement juridique l’article 7 du décret du 4 janvier 1955 portant sur la réforme de la publicité foncière qui instituait le fichier immobilier. Il est règlementé par l’article 71 du décret du 14 octobre 1955 qui précise qu’un lot est formé « par toute fraction d’immeuble sur laquelle s’exercent ou peuvent s’exercer des droits réels concurrents, y compris la quote-part des parties communes si elle existe et si elle est déterminée ».

L’Etat Descriptif de Division a pour but de décrire précisément les lots et les parties communes d’un immeuble (ou d’un ensemble d’immeuble) et de déterminer les quotes-parts de parties communes qui seront afférentes à chacun de ces lots créés.

Le décret du 14 octobre 1955 prévoit qu’il peut être contenu « soit dans un acte spécialement dressé à cet effet, soit dans un règlement de copropriété ou un cahier des charges concernant, en outre, l’organisation de la gestion collective, soit dans tout autre acte ou décision judiciaire ».

Désignation de l’immeuble

La désignation de l’immeuble doit être la plus complète possible et comporter les références cadastrales du terrain d’assiette, les numéros de voirie, sans oublier les servitudes ou charges qui pourraient grever ou bénéficier à l’immeuble, ainsi que les mitoyennetés telles que relevées dans l’analyse juridique et foncière de l’immeuble ou telles que résultant des origines de propriété.

La description de l’immeuble doit comporter le nombre de bâtiments et leur situation les uns par rapport aux autres, le nombre d’étages, les cages d’escaliers et d’ascenseurs les desservant, la décomposition des niveaux avec l’affectation des locaux (exemple: loge de gardien, appartement, local commercial, garage, cave, combles, locaux communs divers, etc.) et préciser pour sa partie non bâtie la description des espaces extérieurs (emplacements de stationnement, jardins, cours, courettes, terrasses, etc.).

Il y a lieu de considérer par « bâtiment » un ensemble de lots constituant un bâti clos et couvert homogène présentant chacun un caractère d’indépendance physique (gros œuvre) et de gestion autonome possible (constructions non contiguës, constructions contiguës).

Mesurage et établissement des plans

Il est indispensable de prévoir l’établissement de plans réguliers, comprenant habituellement un plan de masse (ou plan d’ensemble) et les plans des intérieurs. Ces documents permettront dans une phase ultérieure la numérotation des lots et la détermination exacte des parties communes et des parties privatives. Ils serviront également au calcul des superficies privatives (définies par la loi Carrez du 18 décembre 1996) et toutes autres superficies nécessaires aux calculs des quotes-parts de copropriété et des tantièmes de charges.

Il est d’usage de présenter les plans à l’échelle du 1/100 mais d’autres échelles peuvent être utilisées, à condition qu’elles soient bien indiquées, en vue d’une représentation sur un format A3 facilement reproductible. Y figurent au moins 2 cotes par pièce principale, la hauteur sous plafond, la désignation de chacune des pièces, les brisis des étages mansardés, les limites des hauteurs sous plafond inférieures à 1,80 mètre. Les coffrages et gaines sont indiqués dans la mesure du possible.

Identification des parties communes et des parties privatives

Sur la base des plans réguliers établis précédemment, et après visite des lieux, l’identification des parties communes et des parties privatives peut se faire.

De manière générale, l’usage est de faire figurer la situation, l’orientation, la consistance et l’affectation de chaque lot dont l’identification sera mise en évidence par un numéro ainsi que par un liseré de couleur ou bien par une teinte plate. Les murs et cloisons pourront être noircis ou hachurés. Les parties communes sont habituellement teintées en jaune.

Description des lots

Aux termes de l’article 71 du décret du 14 octobre 1955 : « chaque fraction de lot doit être identifiée par son emplacement, lui-même déterminé par la description de sa situation dans l’immeuble ou par référence à un plan ou croquis annexé à la minute de l’acte ou de la décision judiciaire ». Il convient donc de mentionner, pour un lot situé dans un bâtiment, l’indication du bâtiment si la copropriété en contient plusieurs, ainsi que l’escalier, l’étage et toute indication utile.

L’Ordre des Géomètres-Experts déconseille toujours la création de lots enclavés avec constitution de servitude de passage entre parties privatives de lots appartenant à des copropriétaires différents. Dans la mesure du possible, il faut veiller à laisser en parties communes les locaux abritant des équipements communs (compteurs, machinerie ascenseurs, etc.) ainsi que certains accès particuliers (toiture). Dans le cas contraire, il convient de faire état dans la désignation des lots concernés de l’obligation faite au copropriétaire de laisser libre accès aux techniciens, ouvriers et préposés des services concessionnaires pour l’entretien, les réparations et les relevés de comptage et de consommation.

La désignation des lots comporte, pour chacun d’eux, le numéro du lot, la situation du lot (bâtiment, escalier, niveau), la dénomination, la localisation par rapport aux accès, l’indication des parties faisant l’objet d’une propriété exclusive (parties privatives) pièce par pièce et la quote-part y afférent dans la propriété indivise du sol et des parties communes générales. Il est ici rappelé que cette désignation littérale doit correspondre exactement aux mentions inscrites aux plans qui seront annexés.

Calcul des quotes-parts des parties communes

Article 5 de la loi du 10 juillet 1965 : « Dans le silence ou la contradiction des titres, la quote-part des parties communes afférentes à chaque lot est proportionnelle à la valeur relative de chaque partie privative par rapport à l’ensemble des valeurs desdites parties, telles que ces valeurs résultent, lors de l’établissement de la copropriété, de la consistance, de la superficie et de la situation des lots, sans égard à leur utilisation ».

Bien que ce texte ne soit pas d’ordre public, il convient de prendre garde à ne pas s’écarter des critères qu’il mentionne pour deux raisons :

• pour ne pas être en contradiction avec l’alinéa 2 de l’article 10 de la loi, dont les dispositions sont d’ordre public, qui utilise les critères de l’article 5 pour la conservation, l’entretien et l’administration des parties communes ;
• pour ne pas risquer de constater des quotes-parts de copropriété et des tantièmes de charges communes générales différents, ce qui est difficile à expliquer auprès des copropriétaires

Il ne faut pas oublier par ailleurs que ces quotes-parts de copropriété déterminent :

• les voix de chaque copropriétaire ;
• leur part dans les cessions de parties communes ;
• leur part dans les acquisitions éventuelles ;
• leur part dans les indemnités à payer ou à percevoir (en matière de sinistre ou d’expropriation).

Mode de calcul

Il convient de tenir compte de la superficie, de la consistance et de la situation de la partie privative du lot, et non du critère d’utilisation. L’appréciation des valeurs relatives doit impérativement être effectuée au moment de la mise en copropriété, à l’exclusion de toute considération d’aménagement ou d’embellissement futur. La valeur relative n’est pas issue de la valeur vénale des lots, cette dernière valeur obéissant à d’autres critères.

Les quotes-parts doivent être exprimées en nombres entiers.

Superficie

La superficie qu’il convient de retenir est la superficie de plancher utile entre cloisons, appréciée au moment de l’établissement de la copropriété. Elle comprend non seulement la superficie privative effectuée dans le cadre des dispositions de la loi du 18 décembre 1996 (Loi Carrez) et de son décret d’application mais également les superficies annexes qui doivent être pondérées selon leur consistance.

Consistance

Conformément aux indications qui ont été données lors des travaux préparatoires de la loi du 10 juillet 1965, il y a lieu de retenir, pour définir la consistance des lots, les éléments suivants : nature physique du lot (logement, garage, cave...), distribution et forme, hauteur sous plafond. La qualité physique des matériaux peut être prise en compte, dans les cas où il y a des différences sensibles sur un même bâtiment, entre bâtiments ou parties de bâtiments.

Ces éléments se traduisent par l’application de coefficients de pondération.

Il ne doit pas être tenu compte des facteurs de commercialité.

Situation

La situation d’un lot doit s’apprécier par rapport aux autres lots de l’immeuble en fonction du niveau, de l’éclairement, de l’ensoleillement, de l’emplacement, de la vue, de la présence d’un ascenseur ou non et de la tranquillité

Etablissement du tableau récapitulatif normalisé

L’alinéa 2 de l’article 71 du décret du 14 octobre 1955 précise que l’Etat Descriptif de Division est résumé obligatoirement dans un tableau qui peut être, soit incorporé à l’acte lui-même, soit annexé à celui-ci.

Etablir le règlement de copropriété

Le règlement de copropriété doit déterminer, d’une part, la destination de l’immeuble, et, d’autre part, la répartition des charges entre copropriétaires en indiquant la méthode de calcul. Il peut inclure également l’Etat Descriptif de Division de l’immeuble

Destination de l’immeuble

La notion de destination, qui revêt un caractère essentiel, constitue la source d’un contentieux important en relation avec les autres éléments de la copropriété.

Article 8 de la Loi du 10 juillet 1965 : « Un règlement conventionnel de copropriété, incluant ou non l’état descriptif de division, détermine la destination des parties tant privatives que communes, ainsi que les conditions de leur jouissance ; il fixe également, sous réserve des dispositions de la présente loi, les règles relatives à l’administration des parties communes ».

Le règlement de copropriété ne peut imposer aucune restriction au droit des copropriétaires en dehors de celles qui seraient justifiées par la destination de l’immeuble, telle qu’elle est définie aux actes, par ses caractères ou sa situation.

L’attention du rédacteur est appelée sur l’extrême importance de cette notion de destination par rapport aux décisions et modifications ultérieures. En effet, toute transformation ou modification devra être réalisée conformément à la destination retenue à l’origine, sauf à modifier cette dernière à l’unanimité exclusivement.

Il convient donc de bien définir, dès le départ, la ou les destinations de l’immeuble dans le règlement de copropriété. Les acquéreurs, une fois dans les lieux, ne doivent pas avoir de surprises sur le mode d’occupation de l’immeuble.

Pour fixer la destination, il y a lieu de tenir compte de l’usage de l’immeuble et de la jouissance effective des lieux en relation avec les règles de droit public qui définissent les affectations et les destinations.

Si l’immeuble est soumis à un cahier des charges de droit privé, les conditions de jouissance des lots doivent bien entendu s’y conformer. Le règlement précise les conditions d’usage et de jouissance respectant la destination de l’immeuble.

Identification des parties communes et des parties privatives

L’ensemble immobilier est divisé en parties communes affectées à l’usage ou à l’utilité de tous les copropriétaires ou d’un groupe de copropriétaires et en parties privatives affectées à l’usage exclusif et particulier de chaque copropriétaire.

Les parties communes générales

Suivant l’Article 3 de la loi de 1965 :

« Sont communes les parties des bâtiments et des terrains affectées à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires ou de plusieurs d'entre eux.

Dans le silence ou la contradiction des titres, sont réputées parties communes :

• le sol, les cours, les parcs et jardins, les voies d'accès ;
• le gros œuvre des bâtiments, les éléments d'équipement commun, y compris les parties de canalisations y afférentes qui traversent des locaux privatifs ;
• les coffres, gaines et têtes de cheminées ;
• les locaux des services communs ;
• les passages et corridors.

Sont réputés droits accessoires aux parties communes dans le silence ou la contradiction des titres :

• le droit de surélever un bâtiment affecté à l'usage commun ou comportant plusieurs locaux qui constituent des parties privatives différentes, ou d'en affouiller le sol ;
• le droit d'édifier des bâtiments nouveaux dans des cours, parcs ou jardins constituant des parties communes ;
• le droit d'affouiller de tels cours, parcs ou jardins ;
• le droit de mitoyenneté afférent aux parties communes. »

Parties communes spéciales

Les parties communes spéciales sont celles qui sont affectées à l’usage d’un groupe déterminé de copropriétaires. Il convient de distinguer, le cas échéant, les parties communes spéciales de chaque bâtiment et de deux ou plusieurs copropriétaires. Par exemple, dans le cadre d’un groupe d’immeubles composé de plusieurs bâtiments, le gros œuvre de chaque bâtiment constitue une partie commune spéciale. Dans d’autres hypothèses, certains locaux, structures et équipements, ne peuvent être utilisés, de par leur situation, que par certains copropriétaires (WC de palier).

La Cour de cassation pose clairement le principe selon lequel il ne peut y avoir de répartition de charges spéciales sans création de parties communes spéciales. « Si le règlement a institué des parties communes spéciales et imputé aux seuls copropriétaires de ces parties communes les réparations de toute nature y afférentes, cette clause doit être respectée. » (Civ. 3^ème, 27 septembre 2005, n° 03-12.402 22) « L’exonération de certains lots de la participation aux charges communes générales doit reposer sur une spécialisation des parties communes. » (Civ. 3^ème, 4 juillet 2006, n°05-11.058).

Parties privatives

Chaque copropriétaire dispose d’une propriété exclusive et particulière sur le lot lui revenant.

Cette propriété exclusive et particulière comprend notamment :

• les revêtements superficiels des sols, des murs et des plafonds ;
• les cloisons intérieures. Toute cloison qui sépare deux lots est mitoyenne ;
• les menuiseries intérieures y compris les portes d’entrée ;
• les revêtements superficiels hors étanchéité des balcons et terrasses et loggias ;
• les installations intérieures (réseaux, sanitaires, chauffage, …).

Cette énumération est purement énonciative et non limitative.

Répartition des charges

Les principes de répartition sont définis à l’article 10 de la loi du 10 juillet 1965, d’ordre public :

« Les copropriétaires sont tenus de participer aux charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun en fonction de l’utilité que ces services et éléments présentent à l’égard de chaque lot. Ils sont tenus de participer aux charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots, telles que ces valeurs résultent des dispositions de l’article 5. Le règlement de copropriété fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges […]».

La loi SRU du 13 décembre 2000 est venue ajouter un quatrième alinéa à l’article 10 de la loi du 10 juillet 1965, obligeant les rédacteurs de règlement à indiquer les éléments pris en considération et la méthode de calcul retenue à la fois pour arrêter les quotes-parts et pour répartir les charges :

« Tout règlement de copropriété publié à compter du 31 décembre 2002 indique les éléments pris en considération et la méthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges».

Charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun

L’article 10 de la loi faisant référence au critère de l’utilité « présentée à l’égard de chaque lot », il en a été déduit que cette utilité est une utilité objective. Participent aux charges tous les lots desservis.

Charges d’ascenseur

Les critères à retenir sont :

• le niveau du lot desservi (coefficient d’étage) ;
• la nature des locaux (appartement, cave, garage...) ;
• la superficie des locaux clos et couverts ou la capacité d’occupation.

Cas particulier : en cas d’une utilisation spécifique des locaux, un coefficient multiplicateur tenant compte d’une fréquentation différente pourra être appliqué aux tantièmes de charges des lots concernés tels que calculés précédemment. En tout état de cause, ce coefficient devra être clairement stipulé (locaux à usage professionnel, commercial ou de bureau).

Charges de chauffage collectif

• Immeubles anciens avec chauffage central

Dans les immeubles qui ne disposent pas de compteurs de calories, les critères de répartition des charges se basent soit :

• sur les volumes chauffés ;
• sur la superficie chauffée (chauffage par le sol) ;
• ou sur la surface de chauffe des radiateurs.

• Immeubles munis d’appareils mesurant la quantité de chaleur fournie

Selon l’article R.131-7 du code de la construction et de l’habitation : la répartition des frais de combustible ou d’énergie qui se décomposent en :

• frais communs
• frais individuels
• la répartition des autres frais de chauffage (entretien des équipements) sont répartis au prorata des surfaces ou volumes chauffés ou surfaces de chauffe.
• Charges d’eau froide

La distribution d’eau froide constitue un service collectif dont la charge est répartie suivant les relevés réels des compteurs défalqueurs.

Charges d’eau chaude

Les frais de combustible ou d’énergie afférents seuls à la fourniture de l’eau chaude sont répartis entre les lots intéressés au prorata de la mesure directe des compteurs divisionnaires. S’ils n’existent pas, ces frais sont répartis comme les autres frais. Les frais fixes (entretien, réparations, remplacement des installations de production et de distribution d’eau chaude) sont répartis au prorata des superficies des lots ou tantièmes généraux.

Autres charges

Une étude particulière devra être menée pour les autres éléments d’équipement commun, la répartition de ces autres charges pourra être effectuée par exemple au nombre de lots raccordés ou aux quotes-parts de parties communes générales (antennes collectives, pré-équipement du réseau câblé, vide-ordures, boîtes aux lettres, portiers électriques ou vidéophones, etc.).

Le professionnel doit avoir en tête que les grilles de répartition qui vont être définies, devront ensuite être gérées (par le syndic). Ainsi, il faut rechercher un équilibre qui contribuera à une bonne gestion de l’immeuble.

Charges relatives à la conservation, l’entretien et l’administration des parties communes

Contrairement aux services collectifs et aux éléments d’équipement commun, tous les lots doivent participer à ces charges, même si elles ne présentent pour eux aucune utilité. Leur répartition est proportionnelle aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans chaque lot, telles que ces valeurs résultent des dispositions de l’article 5 de la loi.

Dans le cas où des parties communes spéciales auraient été distinguées des parties communes générales, il est nécessaire de prévoir des grilles de répartition de charges générales et de charges spéciales telles que les charges de bâtiments.

Ce qu’il faut retenir

La mise en copropriété d’un immeuble existant fait appel à de nombreuses connaissances techniques et juridiques. Elle ne peut être prise à la légère et doit être menée par un professionnel, appliquant d’une part les règles de l’art et apportant d’autre part une garantie et une sécurité juridique.

Source : 25 millions de propriétaires • N°octobre 2018

Abonnez-vous au magazine
25 Millions de Propriétaires

Pour :

• Gérer au mieux votre patrimoine ;
• Protéger vos intérêts privés ;  
• Bénéficier de conseils pratiques